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Hier beantwortet Ihnen isidocs alle Fragen, die Sie an Ihr Archiv stellen wollen: "Alle Eingangsrechnungen, 2019 und 2020, von Meyer KG, die das Wort Rabatt enthalten". Wenn Sie einfach nur in Regalen nach Ordnern und dort nach Dokumenten sehen wollen, dann nutzen Sie am besten den Schnellüberblick.
Warum zwei Suchfenster? Menschen denken unterschiedlich, und das wollen wir unterstützen:
Schnellüberblick für Menschen, die hierarchisch denken, also sich sagen: "Buchhaltung, Ordner 2021, da muss es irgendwo sein, und in diesem Ordner will ich noch suchen."
Suche für Menschen, die sich sagen: "Irgendwo hatte ich doch diese Bescheinigung, mal sehen…"
Allgemeines: Das Suchfenster präsentiert beim Aufruf alle für den jeweiligen Anwender erlaubten Dokumente. Über die Symbole in der oberen Reihe, die Suchfelder rechts oben und die Datumssuche unten lässt sich diese Auswahl eingrenzen. Ist eine dieser Optionen gewählt, wird der gewählte Begriff rechts neben der Schaltfläche dargestellt und es erscheint im Symbol ein rotes "X". Ein Klick hierauf löscht diese Sucheinschränkung. Sobald mindestens eine Suchoption gesetzt ist, wird unten links ein rotes Filtersymbol angezeigt. Ein Klick auf dieses Symbol löscht alle Suchparameter. Die einzelnen Suchoptionen betrachten wir im Folgenden:
Regal: Die Liste wird bei Auswahl eines Regales gefilter nach diesem Regal, egal, in welchem Ordner das Dokument ist. Erst nach Auswahl eines Regales kann man die zweite Suchoption wählen.
Ordner: Diese Suchoption wird erst nach Auswahl des Regales aktiv und filtert die Liste auf alle Dokumente, die in diesem Ordner enthalten sind.
Dokumentenarten: Filtert die Liste nach den eingetragenen Dokumentenarten, also z.B. Angeboten, Rechnngen, Quittungen, etc.
Kontakt: Filtert die Liste nach dem ausgewählten Kontakt. Wird die Suche vom Hauptmenü als "Kundenakte" aufgerufen, startet die Liste mit schon auf den gewählten Kunden gesetzten Filter.
Volltextsuche: Mit dem Suchfeld oben rechts durchsucht isidocs alle Felder eines Verweises, also Bezeichung, Zusatzzeile, Notiz, etc. Die festen Klassifikationen, also Regal/Ordner/Dokuemntenart werden damit nicht gefunden. Ebenfalls durchsucht wird der Volltext des Dokumentes, sofern er beim Einpflegen des Dokumentes im PDF vorhanden war und sofern er richtig erkannt wurde. Eine moderne OCR kann schon vieles, unsere Empfehlung ist trotzdem, wichtige Informationen als Etikett, in der Zusatzzeile oder im Notizfeld festzuhalten.
Etiketten: Mit dem Aufklappmenü recht oben unter dem Suchfeld kann die Liste auf ein gewähltes Etikett gefiltert werden.
Datumssuche: Mit den Steuerelementen unten am Rand kann die angezeigte Liste eingegrenzt werden auf einen Datumsbereich. Ein gesetzter Haken im Ankreuzfeld "filtern" aktiviert den Filter. Die angezeigten Daten holt sich isidocs vom ältesten und jüngsten eingelesenen Dokument (wobei der Eingangskorb nicht mitgewertet wird). Die linken drei Eingaben sind das "von" - Datum, die rechten drei das "bis" - Datum. Sie können entweder
Textfeld rechts unten: Dieses Textfeld zeigt die zu einem Verweis gemachten Einträge an. Es reagiert auf die Maus, ist die Maus über diesem Feld, klappt es auf und zeigt den gesamten Inhalt an.